1. JUSTIFICACIÓN. TECHFIT DIGITAL SURGERY COLOMBIA S.A.S. (en adelante “TECHFIT DIGITAL SURGERY”), dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, adopta el presente Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.   

 

2. NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN. TECHFIT DIGITAL SURGERY como responsable del tratamiento de datos, por medio de este manual implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales recogidos en sus bases de datos.

 

3. OBJETO. El presente manual tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee TECHFIT DIGITAL SURGERY.

 

4. DEFINICIONES. Los siguientes conceptos deberán ser interpretados con su subsiguiente definición:

 

1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

1. Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.

 

1. Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a TECHFIT DIGITAL SURGERY.

 

1. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

 

1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.

 

5. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual se aplica a todas las bases de datos que administra TECHFIT DIGITAL SURGERY dentro de todas y cada una de sus dependencias, tanto en su sede principal en la ciudad de La Estrella-Colombia en la Carrera 47 # 100 sur 40 Bodega 14, Centro Industrial Portal del Sur, teléfono (4) 3223375 en La Estrella (Antioquia), así como en las demás sedes de la compañía y todas aquellas que en un futuro se puedan establecer para la sociedad o establecimientos de comercios matriculados a esta compañía, por parte de los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales y de eventuales terceros que de una u otra manera gestionen bases de datos personales de TECHFIT DIGITAL SURGERY. 

 

6. PRINCIPIOS. En el tratamiento de datos personales que realiza TECHFIT DIGITAL SURGERY se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, tal como se señalan a continuación:

 

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

2. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

3. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

7. CONSULTA DE LA POLÍTICA. TECHFIT DIGITAL SURGERY pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política en sus dependencias, esto es en el municipio de La Estrella-Colombia en la Carrera 47# 100 sur 40 Bodega 14, Centro Industrial Portal del Sur y todas las sedes de la Compañía y en aquellas que en un futuro se puedan establecer para la sociedad o establecimientos de comercios matriculados a esta compañía, adicionalmente, se pone a disposición en la página web https://www.techfit-ds.com/

 

8. CATEGORÍA Y CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS. TECHFIT DIGITAL SURGERY de acuerdo con los datos tratados, se acoge a la clasificación que ordena la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. TECHFIT DIGITAL SURGERY hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales; en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:

 

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de TECHFIT DIGITAL SURGERY.  

 

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a TECHFIT DIGITAL SURGERY por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de sus datos.

 

• Ser informado por TECHFIT DIGITAL SURGERY, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

 

• Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.

 

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

• Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley en el tratamiento de datos personales.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

 

• El titular de los datos personales.

 

• Los causahabientes del titular de los datos personales.

 

• El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

 

10. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. TECHFIT DIGITAL SURGERY S.A.S con NIT. 901.440.897-5 con sede principal en La Estrella-Colombia en la Carrera 47 No. 100 Sur 40 Bodega 14 o teléfono (4)(1) 3223375, correo electrónico ____________, es el responsable del tratamiento y de las bases de datos personales.

 

11. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento. El encargado es un tercero ajeno a la empresa.

 

12. AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES. TECHFIT DIGITAL SURGERY para el tratamiento de datos personales, solicitará a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de esta para los efectos legales.

 

13. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS. TECHFIT DIGITAL SURGERY pone a disposición todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

 

14. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. TECHFIT DIGITAL SURGERY para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.

 

15. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a TECHFIT DIGITAL SURGERY para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

 

Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, TECHFIT DIGITAL SURGERY cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual TECHFIT DIGITAL SURGERY continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

 

16. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales TECHFIT DIGITAL SURGERY tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:

 

1. Gestión Humana.

 

• Información demográfica dentro del proceso de selección y vinculación de personal con fines de verificación de referencias, pruebas psicotécnicas y de seguridad, pagos de salarios, prestaciones, pensiones y a la seguridad social del personal y del grupo familiar, visitas domiciliarias, registros contables y financieros.

 

• Información demográfica dentro del proceso de contratación de servicios personales relacionados al objeto social de TECHFIT DIGITAL SURGERY o actividades conexas con fines de verificación de referencias, lo que incluye contratos, empresas temporales para el suministro de personal, y demás contratos requeridos para las actividades conexas; con fines de verificación de referencias, pruebas psicotécnicas y de seguridad, pagos, registros contables y financieros, y demás relacionadas.

 

• Los anteriores datos, también tendrán por finalidad, el reporte eventual ante entes de inspección, vigilancia y control, autoridades nacionales y locales; Asimismo, podrán ser usados para la realización de TECHFIT DIGITAL SURGERY de auditorías y/o debidas diligencias requeridas, así como las demás relacionadas y requeridas para el manejo de la compañía y sus establecimientos.

 

2. Contratos por prestación de servicios.

 

• Información demográfica dentro del proceso de contratación de servicios personales relacionados al objeto social de TECHFIT DIGITAL SURGERY o actividades conexas con fines de verificación de referencias y de seguridad, reporte de egresos e ingresos contables y demás relacionadas con el contrato de prestación de servicios.

 

• Los anteriores datos, también tendrán por finalidad, el reporte eventual ante entes de inspección, vigilancia y control, autoridades nacionales y locales; Asimismo, podrán ser usados para la realización de auditorías y/o debidas diligencias requeridas, así como las demás relacionadas y requeridas para el manejo de la compañía.

 

3. Proveedores.

 

• Información demográfica con fines de verificación de referencias, seguridad, pagos, egresos e ingresos y en sí cualquier registro necesario contable y financiero.

 

• Los anteriores datos, también tendrán por finalidad, el reporte eventual ante entes de inspección, vigilancia y control, autoridades nacionales y locales; Asimismo, podrán ser usados para la realización de TECHFIT DIGITAL SURGERY de auditorías y/o debidas diligencias requeridas, así como las demás relacionadas y requeridas para el manejo de la compañía y sus establecimientos.

4. Accionistas.

 

• Información demográfica de los accionistas (sólo personas naturales o el beneficiario real – persona natural), con fines administrativos, contables y financieros, reparto de dividendos, reporte eventual ante entes de inspección, vigilancia y control, autoridades nacionales y locales, entre otros fines societarios requeridos.

 

5. Pacientes.

 

• En desarrollo del objeto social de TECHFIT DIGITAL SURGERY conforme a sus estatutos sociales, en especial para diseñar y fabricar implantes a la medida para pacientes con patologías cráneo-maxilofaciales y de ortopedia a través de la planificación quirúrgica virtual 3D.

 

• Información de historias clínicas, procedimientos, diagnósticos y ayudas diagnósticas, con la finalidad de evaluación de resultados de dichos servicios, para el mejoramiento continuo de los sistemas de información institucional y para servicios de valor agregado, reportes a entes de vigilancia y control, autoridades nacionales y locales de salud, estudios de satisfacción, Informes de gestión y prestación de servicios a clientes relacionados con el servicio en salud, control y seguimiento de patologías, generación de indicadores que den cuenta de la funcionalidad de los programas, control y mejoramiento continuo de los sistemas de información institucional.

 

• Envío al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, sobre información de interés de la atención en salud.

 

• Realización por TECHFIT DIGITAL SURGERY auditorías y/o debidas diligencias internas requeridas para la administración de la compañía, así como las demás relacionadas y requeridas para el manejo y control de la compañía y sus establecimientos.

 

• Datos fundamentales para la investigación médica, clínica y epidemiológica; al igual que la identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.

 

• Notificación al paciente cualquier condición de cobro que se vaya a realizar.

 

17. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. TECHFIT DIGITAL SURGERY almacena en archivos físicos o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

18. ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. TECHFIT DIGITAL SURGERY actualiza de manera permanente sus bases de datos de conformidad con lo señalado en la ley de tratamiento de datos personales.

 

19. TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES. TECHFIT DIGITAL SURGERY puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante contratos o convenios que así lo establezcan.

 

20. PROCEDIMIENTOS. TECHFIT DIGITAL SURGERY en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabientes o representantes.

 

21. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. Para el ejercicio de sus derechos, el titular o sus representantes suministrarán al menos, la siguiente información:

 

Nombre del titular: _______________________________

Identificación: _________________

Procedimiento solicitado: corrección __actualización__

                                         supresión __ revocatoria __

Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud:

 

Documentos que corroboren la solicitud (opcional):

 

Datos de contacto:

Dirección: _____________________

Teléfono: _____________________

Correo electrónico: _____________

_____________

Firma

 

22. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. TECHFIT DIGITAL SURGERY pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico ____________ para elevar sus consultas; así mismo, recibe solicitudes en su sede en la ciudad de La Estrella-Colombia en la Carrea 47# 100 sur 40 Bodega 14, Centro Industrial Portal del Sur, teléfono (4) 3223375. En la solicitud el titular indicará los datos señalados en el procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

 

23. PROCEDIMIENTO PARA CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES. TECHFIT DIGITAL SURGERY en cumplimiento de lo preceptuado por el régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, con el lleno de los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

 

Si la solicitud resulta incompleta, TECHFIT DIGITAL SURGERY requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes la fecha de su recepción, para que subsane las fallas.

 

La información requerida debe ser presentada por el solicitante dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento; si no lo hace se entenderá que ha desistido.

 

El término máximo que tiene TECHFIT DIGITAL SURGERY para atender la solicitud, es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

 

24. PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El titular de los datos personales o su representante puede revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a TECHFIT DIGITAL SURGERY conforme el procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

 

TECHFIT DIGITAL SURGERY elimina o suprime el dato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, de lo contrario, el Titular, tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

 

25. VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.

 

Aprobado

Publicación

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FIRMA,

 

 

 

JAIME EDUARDO FAJARDO ROJAS

C.C. 8359379

Representante legal

TECHFIT DIGITAL SURGERY COLOMBIA S.A.S.